Mọi chương trình đào tạo nhân sự đều có thể vấp phải một vấn đề nào đó. Đôi khi doanh nghiệp dành quá nhiều thời gian quý giá lên kế hoạch khóa đào tạo hoàn hảo để rồi vấp phải những chướng ngại vật không lường trước được.
Rất nhiều nhà đào tạo nhận thấy rằng bản thân đang liên tục bị mắc phải cùng một thiếu sót hoặc mắc nhiều lần một sai sót nào đó nhưng chưa nhận biết được sai sót đó. Để thực hiện một khóa đào tạo, huấn luyện hiệu quả, nhà đào tạo cần biết mình nên làm thế nào, tránh những thiếu sót nào. Hãy điểm qua 10 thiếu sót dưới đây và thử kiểm xem liệu doanh nghiệp mình có đang mắc phải thiếu sót nào không.
Có thể bạn quan tâm:
Thiếu sót #1: Không phân tích kỹ càng trước khi lên kế hoạch
Lên kế hoạch một chương trình đào tạo hiệu quả qua hệ thống e learning là gì? luôn phải bắt đầu với bước phân tích. Trước khi bắt đầu, hãy lùi lại một bước và xem xét tình hình hiện tại ra sao. Bước phân tích sẽ cung cấp cho chuyên gia đào tạo những cơ sở để xây dựng bài giảng thích hợp. Bước phân tích bao gồm những gì?
- Thông báo với tất cả các trưởng nhóm về chương trình đào tạo hiện tại.
- Nhận biết, dự đoán những thách thức / rào cản để đào tạo nhân sự hiệu quả.
- Thu thập thông tin về những thành công và thất bại của các khóa đào tạo trước đó.
- Yêu cầu sự hỗ trợ và đóng góp của các đồng nghiệp.
- Xác định mục tiêu và mục đích của khóa đào tạo.
Thiếu sót #2: Mục tiêu và mục đích không rõ ràng
Mục tiêu và mục đích không giống nhau! Mục đích là giúp học viên có thể làm được một công việc nào đó khi khóa học đã hoàn thành. Mục tiêu là những gì học viên phải nắm vững sau khi hoàn thành khóa học qua công cụ để dạy học trực tuyến.
Mục đích rộng hơn, nhưng mục tiêu thì phải cụ thể. Một mục đích được tạo thành từ một loạt các mục tiêu. Ví dụ, trong một khoa đào tạo của công ty X, mục đích và mục tiêu của họ đề ra như sau:
• Mục đích: Nâng cao tiêu chuẩn kiến thức sản phẩm
• Mục tiêu: Tất cả nhân viên phải được phổ cập về 6 công dụng của tính năng mới
• Đánh giá học viên: Tạo một bài kiểm tra với các câu hỏi mà có khả năng khách hàng sẽ truy vấn liên quan đến tính năng mới này
Áp dụng mô hình cơ bản này chuyên gia đào tạo sẽ có thể có được cái nhìn chung chung nhất về khóa đào tạo. Từ đó có thể hình dung và phác thảo ra nháp rồi bám chặt vào 3 vấn đề then chốt đó để xây dựng các chương trình đào tạo nhân sự phù hợp.
Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng khi tham gia đào tao trực tuyến nhân viên, giảng có thể nắm rõ các quy định về thời gian hay công cụ để dạy học trực tuyến điều này sẽ hạn chế các sai sót có thể xảy ra khong quá trình đào tạo.
Thiếu sót #3: Không xem xét thực tiễn
Sau khi đã có được mục đích và mục tiêu cho khóa học, hãy tiếp tục phân tích dựa trên tình hình hiện tại. Khóa đào tạo không sát thực tế không thể thúc đẩy phát triển nhân sự. Hãy xem xét khung thời gian thích hợp, ngân sách và tài nguyên hiện có cho chương trình đào tạo.
- Cần bao nhiêu buổi đào tạo cho mục đích này?
- Phương tiện nào phù hợp và phát huy hiệu quả cao cho công tác đào tạo?
- Mỗi buổi học kéo dài bao lâu?
Thiếu sót #4: Không viện sự hỗ trợ từ những người liên quan
Trong giai đoạn phân tích, nên tham gia với nhiều trưởng nhóm và quản lý khác nhau. Hãy yêu cầu sự hỗ trợ từ phía họ để hoàn thiện khóa đào tạo tốt nhất! Phối hợp với các chuyên gia cùng lĩnh vực, nhờ họ cung cấp cho ban đào tạo các tài nguyên cần có để tạo nội dung thích hợp và hữu ích. Bên cạnh đó, có thể đề nghị các đồng nghiệp khác cùng cộng tác. Tuy nhiên không phải ai cũng sẵn sàng chia sẻ kiến thức của họ, nhưng hãy cố nhận được càng nhiều thông tin càng tốt.
Xây dựng các khóa học thường là một quá trình tái sử dụng các tài liệu sẵn có. Hãy hỏi những người liên quan về các tài liệu hướng dẫn, video, bất cứ những gì liên quan đến khóa đào tạo. Khi đã hoàn thành nội dung khóa học, có thể phối hợp cùng các đồng nghiệp thí điểm khóa học trước khi trực tiếp giảng dạy cho học viên. Khi các đồng nghiệp thấy có sự đóng góp của họ trong đó, họ thậm chí có thể sẽ nỗ lực đóng góp nhiều hơn cho các khóa đào tạo sau này.
Thiếu sót #5: Nhồi nhét kiến thức gây quá tải cho học viên
Khiến học viên bị quá tải là một điều hoàn toàn không tốt, có thể có tác động tiêu cực đến việc tham gia, hoàn thành và tiếp thu của các học viên trong những khóa đào tạo sau này. Khi học viên đã cảm thấy chán nản với khóa đào tạo đầu tiên, họ sẽ khó chấp nhận, tiếp thu những khóa học tiếp theo của nhà đào tạo. Các khóa đào tạo nên được triển khai khi khối lượng công việc không nhiều, học viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc học tập.
Chia nội dung khóa đào tạo thành những phần nhỏ, dễ theo dõi. Mỗi buổi học phải tạo điều kiện thuận lợi cho người học và cung cấp lượng kiến thức phù hợp, thời lượng một buổi học chỉ nên kéo dài 30 – 45 phút,
Thiếu sót #6: Lựa chọn phương tiện giảng dạy không hiệu quả
Đôi khi các nhà đào tạo thường mặc định chọn loại phương tiện giảng dạy ưa thích của họ mà không nghiên cứu, phân tích để lựa chọn phương tiện phù hợp. Một số giảng viên luôn thực hiện các buổi đào tạo bằng văn bản.
Để lựa chọn phương tiện phù hợp, bước đầu, hãy đánh giá các loại phương tiện doanh nghiệp sử dụng để cung cấp cho người học cơ hội tốt nhất để tiếp nhận thông tin. Mỗi lựa chọn phương tiện truyền thông có điểm mạnh và điểm yếu riêng.
Các phương tiện khác nhau được sử dụng trong đào tạo nhân sự, ưu điểm và nhược điểm của mỗi loại hình:
- Văn bản – Khô khan, thiếu sinh động nhưng cung cấp thông tin đầy đủ nhất
- Hình ảnh – Sinh động, dễ nhớ nhưng thông tin không đầy đủ
- Video – Rất tiện dụng, cung cấp được nhiều thông tin và vừa có hình ảnh đi kèm, nhưng thiết kế mất nhiều thời gian và khó khăn hơn.
- Slide: thường chứa kết hợp văn bản, hình ảnh và video.
- Đào tạo trực tiếp / Hội thảo trên web – Học viên có cơ hội được đặt câu hỏi và tương tác, và bạn cũng có thể trả lời các câu hỏi một cách nhanh chóng.
Nên kết hợp sử dụng nhiều hình thức giúp bài giảng sinh động, bớt nhàm chán và dễ hiểu.
Thiếu sót #7: Không tạo trải nghiệm tốt cho học viên
Tạo trải nghiệm tích cực cho người học nên được ưu tiên hàng đầu. Học viên có sẵn sàng tham gia khóa đào tạo hay không phụ thuộc rất nhiều vào trải nghiệm của họ. Hãy đặt mình vào vị trí của học viên và tìm những phương pháp giảng dạy mang lại trải nghiệm tốt nhất cho họ mà vẫn phải đảm bảo lượng kiến thức cần thiết.
Có thể sử dụng Hệ thống quản trị đào tạo (LMS) để người học có thể học mọi lúc, mọi nơi. Giới thiệu họ với LMS, giúp họ dễ dàng tham gia và sử dụng nền tảng. Hãy cung cấp thông tin bằng cách gửi email với ảnh chụp màn hình giao diện người dùng giúp họ có thể mường tượng qua cách sử dụng. Hướng dẫn chi tiết từ những thông tin cơ bản nhất – cách đăng nhập, cách đổi mật khẩu, các khóa học họ cần hoàn thành, tài nguyên cần thiết, v.v và vị trí của chúng. Nền tảng này giúp áp dụng và hợp lý hóa trải nghiệm cho người học và giúp công tác đào tạo dễ dàng hơn về lâu dài.
Thiếu sót #8: Thiếu sự khích lệ học viên
Các chương trình đào tạo thường áp dụng thưởng phạt xứng đáng với sự nỗ lực của học viên. Đối với các khóa đào tạo nghiệp vụ bắt buộc, các hình phạt được sử dụng thường xuyên hơn nhiều. Người học phải hoàn thành nhiệm vụ và người quản lý phải đảm bảo mọi học viên hoàn thành tốt khóa đào tạo nhân sự.
Khích lệ tinh thần học viên giúp họ cảm thấy có động lực học tập hơn.
Khuyến khích học viên và ca ngợi thành tích của họ. Luôn tìm cách thúc đẩy sự hợp tác và nhiệt huyết của từng học viên. Trò chơi là một cách tuyệt vời để tạo ra các cuộc thi vui vẻ, bổ ích và để trao các phần thưởng khích lệ cho tinh thần của họ. Ca ngợi học viên về sự tiếp thu của họ và sự tham gia để củng cố tích cực chương trình đào tạo.
Thiếu sót #9: Không thu thập thông tin phản hồi của học viên
Việc lắng nghe ý kiến của học viên rất quan trọng, vì họ là những người quan trọng nhất trong bài giảng – những người trực tiếp tiếp thu kiến thức. Thất bại trong việc đánh giá quan điểm của họ sẽ dẫn đến phân tích sai lệch. Hãy tìm cách thu thập thông tin phản hồi và dành thời gian để phân tích những thông tin đó. Tạo các khảo sát và xếp hạng cho các khóa học để nắm bắt phản hồi của người học: hỏi học viên những phần họ thấy ổn và phần nào học viên thấy chưa được tốt. Đừng làm một bản khảo sát mang tính cá nhân quá cao.
Thiếu sót #10: Không giữ lại các số liệu phân tích từ những khóa đào tạo trước đây
Nhìn vào hiệu suất của từng khóa đào tạo. Xác định những vấn đề cần cái thiện cho khóa học. Học viên có tương tác với nội dung một cách kịp thời không? Tỷ lệ thành công hay thất bại cao hơn? Kiến thức đã đúng và đủ để áp dụng cho công việc hay chưa? Giữ lại các con số này để thực hiện bước phân tích cho các khóa đào tạo sau này, chuyên gia đào tạo sẽ biết mình nên bổ sung gì và loại bỏ những gì không cần thiết để áp dụng phương pháp đào tạo tốt hơn.
Phần kết luận
Khóa đào tạo dù hoàn chỉnh đến đâu cũng sẽ có những sai sót, đó là điều hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, nhà đào tạo luôn phải cố gắng thiết kế khóa đào tạo hoàn chỉnh nhất có thể. Hy vọng, bài blog với danh sách những thiếu sót cần tránh sẽ hữu ích cho doanh nghiệp khi áp dụng thực tiễn trong công tác đào tạo nhân sự. Sau mỗi một khóa đào tạo, mỗi thiếu sót là một cơ hội học hỏi và công tác đào tạo sẽ ngày càng được hoàn thiện hơn. Hãy chia sẻ với Đào Tạo Nội Bộ về kinh nghiệp đào tạo ở comment bên dưới!
